「定時で帰れたら、副業も、家族との時間も、もっと大切にできるのに・・」
そう思っても、実際には帰れない日が続いていませんか？
私自身、以前は「重要な仕事＝自分が抱えるもの」になっていて、気づけば毎日ヘトヘト。
いつの間にか抱えすぎて締切をぶっちぎったまま帰宅をして、そこから子育てに追われる日々。
正直家に帰っても何もする気が起きず、ぴくりとも動けないような状態でした。
最終的にどうにもならずに休職に追い込まれてしまったのはもう過去の話です。
無事に復職した私が、２度と以前の状態には戻らないために徹底しているのが
「課の業務を仕組みで回す」こと。
今回は、私が実際に取り組んだ「Microsoft 365を使った業務の見える化」についてお話しします。
本業を定時で帰ることで、副業に向き合う余力を取り戻すまでの取り組みを紹介します。
大事なのは自分一人で頑張るんじゃなくて、仕組みを作って、みんなで回す！！
定時退社を実現するために、業務を“見える化”する
一つ仕事を終わらせた頃には、メールが3件、チャットも2件。
それが毎日、終わりなく繰り返される。
気づけば私は、ゴールのないラットレースをただ走り続けていました。
「こなしているのに終わらない地獄」に、ずっと囚われていたのです。
そんな日々を7ヶ月間、何度も脳内でシミュレーションし続けた結果──
私がたどり着いた、“抜け出すための形”を紹介します。
定時退社ができない理由は、“抱え込み”
「なんでいつも自分に仕事が回ってくるんだろう」
当時の私は、そう思わずにはいられませんでした。
何か面倒なことが起きるたび、なぜかみんな私の顔を見る。
「誰かがやるだろう」の“誰か”は、いつも私だった。
実際、課内には「あいつがやればいいや」みたいな雰囲気が静かに蔓延していて、
気づけば私はその“やる係”に定着していました。
それをやったところで給料が倍になるわけでもないのに。
感謝の言葉すらなく、「ああ、またか」と思いながら仕事を抱える毎日。
私が仕事を抱えていた理由は、シンプルに言えばこの3つ：
- 誰が何をしているのか、わからない
- 周囲もタスクが“飛んで”こない限り、他人ごとの顔をする
- 自分が拾わないと誰もやらない（と思っていた）
今思えば、不思議でしょうがない。
なぜ私は、「自分が受けないといけない」と思い込んでいたのか。
そして、なぜそこに疑問を感じなかったのか。
私の頑張りに、周囲も甘えていく。そうして、抱え込みの負のループができあがっていきました。
このループを止めない限り、定時で帰るなんて、夢のまた夢です。
「課の仕事」は全員のものに｜Planner×Teamsで情報を集約
定時で帰れない日々から抜け出すには、
ただ「頑張る」のではなく、構造そのものを見直す必要があると気づきました。
そこでまずは現状分析課の問題は、ざっとこんな感じです：
「課が抱える5つの構造的問題」
- 仕事の全体像が“本人にしか見えていない”
→ 誰が何をしているのか、周囲からは一切わからない状態だった。 - 個人の仕事量が不透明なため、課長も割り振れない
→ 結果として、気づいた人が拾う…が当たり前に。 - 成果が記録されないので、KPI評価ができない
→ 何をどれだけやったかが、あとから辿れない。 - 期限管理ができず、“今のヤバさ”が共有されない
→ 状況が悪化しても、誰も危機感を持てない。 - タスクの重要度が可視化されず、優先順位がバラバラ
→ 結局、やるべきことの順番が人によって違っていた。
この構造を変えなければ、状況は変わらない。
そう確信して、私は「見える仕組み」を作る決断をしました。
Microsoft 365のPlannerとTeamsを活用
会社での標準ソフトウェアの機能を確認していく中でMicrosoft365の機能を有効利用できそうな
状況であることがわかりました。
具体的な流れは以下の通り。
- 課として共有すべきタスクだけをPlannerに登録
- 担当・期日・重要度を明確化
- 遅れたタスクは担当者だけではなく、課長にも通知で可視化される
この改善を通じて、「これは誰の担当？」「今どうなってるの？」という不毛な確認が激減。
同じチーム内で、“情報共有の迅速化”を実現することができました。
こうしてようやく、「誰の仕事か分からないタスク」が、
「課で共有されるタスク」になり始めたのです。
個人タスクはTodoアプリに分離｜忘れない仕組みを作る
一方で、各個人の細かいタスクやメモは、Microsoft To Doで管理。
（Plannerに登録をしたタスクは全体で共有するため、数が増えてしまうと非常に煩雑になってしまう）
このアプリ、便利なのは
「Plannerで自分に割り当てられたタスク」「フラグ付きメール」も自動でToDoアプリに反映してくれる点。
あとは細かいタスクを手入力して、期日を設定してあげれば自分のタスク量をあっという間に把握できるようになります。
その上で、私はタスクの数を20個以内に抑えるように勤めています。
これ以上増えそうになると自分のキャパシティを超えてしまう可能性があるので、周囲に今忙しいことを
発信することで仕事の受け過ぎを防止しているのです。
正直に言います！全てを期限通りに完遂することはできません！！
でも、忘れない仕組みがあるだけで、気持ちの余裕が全然違いますよ。
課全体が動き出す｜“誰が詰まっているか”が見えるように
チーム全体のタスクが見えるようになると、課長が進捗を把握できるようになりました。
一番大きな変化は、課長が全体を把握できるようになったこと。
その結果、的確な指示が出せるようになり、「自分が判断して、抱える」必要が減ったんです。
今までは、自分しか状況を知らないから、自分で判断して動くしかなかった。
でも、今は状況が“見える”ことで、判断が“分担”できるようになった。
さらに、誰かが手一杯になっている様子も見えるから、
他のメンバーが自然と「手伝おうか？」と声をかけられるようにもなりました。
これが、「チームで回す仕組み」への第一歩だったと感じています。
今後はここに、タスクごとの「完了件数」や「成果」の見える化も加えて、
誰かの頑張りが“数字”で伝わるようなKPI設計を進めていきたいと思っています。
まとめ（結論＋行動促し）
🔹この記事のまとめ
・定時で帰るには「自分の頑張り」ではなく「仕組み」が必要
・Microsoft Planner×To Doでチームと個人のタスクを見える化
・全体が見えることで、課全体が動き出す
同じ悩みを抱えるあなたへ
正直に言います。
定時で帰る働き方、マジで実現できてます。
「構造」を見直したことで、仕事のしんどさが目に見えて減りました。
提案をして始める正直うまくいく自信はなかったのですけれど
自分だけが抱え込む日々は終わって、今は、チームで回して、ちゃんと帰れている。
──これが、めっちゃくちゃ楽しい。
自分の時間を取り戻せるって、こんなに嬉しいんだ！
副業にも集中できるし、家族と過ごす時間にも気持ちが向く。
コレを知ってしまったらもっと仕組みを整えたい。
もっと働き方をよくしたい。いま、私はとても“楽しんで”やっています。
家でも仕事が頭から離れず、副業どころじゃない
そんな日々に疲れてしまったそこのあなた！
自分の時間を取り戻すために、「本業の構造」を見直してみませんか？
一緒に毎日定時に帰ってやりましょう！！
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