「これ、自分がやらなきゃ終わらないな…」
そう思って、気づけば誰よりも遅くまで仕事をしていた。
他の人は頼まれたことだけをやって、帰っていく。
私はというと、全方位から依頼が飛んでくる日々。
課長を通さず、なぜか“私だけに”連絡が来る案件まで出てくる始末。
そのうち感情すら動かなくなって、ただ毎日をこなすようになっていました。
そして、私はついに体調を崩して休職。
でもその期間で、「どうすればよかったのか？」を何度も何度も考えた。
２度と同じ轍を踏まないように。
そしてようやく気づいたんです。
「構造を変えない限り、同じことが繰り返される」
同じように“なんで私ばっかり？”と感じている人へ。
本業を整えるだけで、副業にも家庭にも時間が回り始めました。
この記事では、私が実践した「抱え込まない仕組み」の作り方を紹介します。
あなたにも本業を整え、副業や家庭に“自分の時間”を取り戻して頂けるととても嬉しいです！
その仕事、本当に“あなた”がやるべきですか？
「全部自分でやる」が止まらなかった理由
気づいたら、私は“なんでも屋”になっていました。
ちょっと面倒な仕事が出てきたら、みんな私の顔を見る。
課長に報告するでもなく、私にだけひっそり依頼してくる。
でも、現場が困るのが嫌なので、結局受けてしまう。
周囲にはやれそうな人はいない。力量が足らない。
「私がやるしかないのか……？」
そのうち、周囲は「できるやつがやるのが当たり前」と思い始める。
「誰がやるか」じゃなくて、「あいつがやればいいでしょ」になる。
そうして積み重なっていく仕事。そこには感謝も、評価もない。
なんで、私だけが常にパンパンなのか。
なんで、みんなは“自分の責任”から平然と目を逸らすのか。
・・ふざけんな！こっちは便利屋じゃないんやで！
それでも私は、その理不尽なループを受け入れてしまっていた。
「これは共有するまでもないかな」なんて、自分から抱え込むことすらあった。
でも今なら、はっきり言えます。
個人ではなく「仕組み」が悪い
属人化の土壌があって、それを見て見ぬふりする文化がありました。
構造を変えない限り、このループは終わらないのです。
“切り分ける”という視点
全部、自分で抱え込んで、潰れてしまった。最終的に休職に至りました。
それは紛れもない事実です。
でも、そこで終わりにしたくなかったのです。
休職中、何度も自問自答を繰り返しました。
「あの状況で、どう動いていれば良かったのか？」
「次に同じ状況になったら、どう対応すべきなのか？」
私はネットを駆使して情報を集めて、シミュレーションして
ひたすら頭の中で何パターンも動かしていくうちに、
一つの答えにたどり着きました。
それが、「タスクは、“課の仕事”と“個人タスク”に明確に切り分ける」という考え方です。
- 周囲と進捗・期限・重要度を共有すべきタスクは「課の仕事」
- 細かい作業、ルーチン、企画準備や提案ネタは「個人タスク」
私がシミュレーションの中でたどり着いたと感じた要因は、主に以下の通りです。
あのときの状況をもう一度思い返すと、抱え込んでしまったのには、明確な“構造上の原因”がありました。
- 誰がどんな仕事をしているか、本人しか知らない
- 仕事量が見えないから、課長も正しく振れない
- 何をどれだけやったか記録されないから、評価できない
- 期限の管理が曖昧で、全体のヤバさが伝わらない
- タスクの重要度が表現できず、優先順位がつけられない
- 「誰がやるかわからない仕事」は全部、私に直接回ってくる（課長を通せ、馬鹿野郎）
- みんな“1件だけ頼んでる”と思ってるけど、私の受信箱には100件溜まってる– しかも「忙しいと思うけど…」の前置きで遠慮してるフリしてるだけで、本当に優先順位を下げる人なんて、誰もない。
この7つの“情報と配慮の欠損”が重なったとき、
仕事は「断らない」「できる」「気を回す」人間のもとに集中する。
そして私は、まさにその対象だったのです。
復職後、私はこの考え方を自分なりに実践しています。
現在私は、タスクの“見える化”と“構造化”を本気でやる！をポリシーで改善を進めています。
その結果、不思議なほどに仕事が整理され、
「自分が全部を背負う」状態が、少しずつ崩れているのを実感しています。
チームを回すために“やったこと”全部見せます
ここからは、私の取り組みを紹介します。目的はひとつ。
「自分一人で全部抱え込む」状態を、再び作らないことです。
最初にやったのは、仕事を“見える形”に切り分けることでした。
具体的には課のタスクと個人のタスクに切り分けを行います。
私の会社ではMicrosoft365が標準ソフトウェアとして配布されているので
アプリ「Planner」と「To Do」を活用してタスク管理を進めています。
１．課のタスク
- 進捗・期限・重要度を他人と共有すべき仕事
- 関係者が複数いる、または後続に影響する仕事
- 例：契約処理、経費関連、定例の対応、対外業務 etc
課のタスクはMicrosoft 365の「Planner」に登録します。
担当・期日を割り振り、「遅延したら通知が来る」設計にするのがポイント。
さらに、各タスクには「重要度ラベル」を設定しています。
これは、対応の優先順位を明確にするためです👇
| ラベル | 意味 |
|---|---|
| 🟥 緊急 | 絶対に期限が動かせない／致命的な遅延リスクあり |
| 🟨 重要 | 長期型／進捗ステップを区切って進めるタイプのもの |
| ⬜️ 普通 | 通常業務。期限にある程度の柔軟性あり |
| 🟦 軽め | 優先度は低いが、いずれ対応が必要 （またはやる気が出ないやつゲフゲフ…） |
注意点は、長期的な事項は最終ゴールをタスクとして登録しない！ということ。
例えば「じっくり腰を据える必要のあるプロジェクト」などは、最終ゴールが遠いので「第1ステップの完了」をタスクとして登録。
→ 途中で障害が起きたときには、リスケと再設計を柔軟に行います。
２．個人タスク
- 細かすぎて共有に向かない作業（例：リマインド／手順メモ）
- 自分だけが把握しておけば良いルーチン
- 「重要だけどすぐにやらなくていい提案ネタ」の進捗管理
このようなタスクはMicrosoft「To Do」に記録します。
このアプリに登録をすると他のメンバーと共有はできないのですが、
Plannerで自分に割り振られたタスクや、フラグ付きメールもここに自動連携されます。
自分に関係しそうで忘れては困るような案件が自動で積み上がっていく点がTo Doの強みであり、
Plannerよりも優れている点だと思っています。
上記、2セットで使うことで、「これは課のタスクにすべきか？」「どれから着手すべきか？」を自分の中で即決できるようになりました。
- タスクの分類（課／個人）＋重みづけ（重要度ラベル）の2軸で分類
- 重要だけど長期型の仕事には中間ゴール設計
- 明日から真似しやすい実践内容に
伝え方を変えたら、未来が変わった
仕組みを整えてから、課の動きは明らかに変わりました。
タスクが見えるようになったことで、
課長が進捗や偏りを把握できるようになり、的確な指示ができるようになりました。
さらに、メンバーの業務量も視覚的に把握できるようになったことで、
「この人が詰まってるな」と判断して、支援の依頼が出しやすくなったのです。
「共有範囲」「緊急度」「自分の中のメモレベル」を軸に分けることで、
業務全体を見通しやすくなり、自分でも驚くほどチーム全体の効率が上がったのを感じています。
詳細に興味がある方はこちらもどうぞ👇
正直なところ、実はまだ「メンバー同士で自然に声をかけ合う」状態までは至っていません。
でもそれができる組織に近づけるように、今は見える状態”を定着させている段階です。
最初の段階として、私が提案して始めた経理・人事・購買などのセクションごとの定例ミーティングでは、
このタスク一覧を使って認識合わせや業務調整を行うようにしており。
セクション内での業務割り振りを自発的にやってくれるようになったのは私自身とても嬉しく、やりがいを感じられる変化だと言えるでしょう。
また、私自身にも変化がありました。
- 「自分で判断して、抱えて、疲弊する」ことがなくなった
- 「これは自分がやらなくていいことだ」と、分けられるようになった→断る勇気につながっている
- タスクが整理されていることで、頭の中もスッキリした
- 「あれ、何やるんだっけ？」と考え込む時間が激減した
→ To Doでタスクが可視化されているので、忘却の彼方にいくことがなくなった
でも一番大きな変化は、
“伝える力”が、自分の武器になったこと。
仕事の依頼も、企画も、お願いも。
どれも「目的・ゴール・期限・指示の明確さ」があれば、人もAIもちゃんと動いてくれることに気づいたのです。
この“伝える技術”は、ChatGPTの活用にも、副業にも、確実に活きています。
「構造を見える化すること」
「伝え方を整えること」
それが、私の働き方をここまで変えてくれたのです。
“仕組み”が変われば、“働き方”も変えられる
「家に帰っても仕事のことが頭から離れない」
「本業が重たくて、副業なんてムリ…」
正直、以前の私も同じでした。
でも、“本業の構造”を見直すことで、働き方が本当に変わったんです。
今は定時で帰って、自分の時間をちゃんと確保できています。
誰かの顔色を伺いながら仕事を拾う日々からは、もう卒業しました。
「構造から変えると、働き方も変えられる」
これは、実際にやってみた私が心から伝えたい実感です。
この記事をここまで読んでくださったあなたにも、自分が動いたことで組織が変わる成功体験を体感して欲しいです。小さなことでも構いません。少人数でも良いです、
あなたの働きかけで少しでも改善の効果が目に見えると日々の生活は抜群に楽しくなります。
もし、あなたも「このままじゃダメかも？」と思っているなら、試してみてください👇
小さな一歩でいいんです。明日からできることを、まずは3つ挙げてみました。
- タスクを“課”と“個人”で分けて書き出してみる
- 進捗・期限・重要度を“誰かと共有する必要があるか？”で分類してみる
- ひとつでいいから、「チームで見える形」にしてみる（Plannerや共有表など）
どれも、特別なツールや才能は必要ありません。
仕組みは、誰にでもつくれます。
まずは、自分が“潰れないための仕組み”を、小さく作るところから始めてみてください。
👇本業が片付いたら次はプライベートも時短しちゃいましょう！
ではでは、またねー！
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